پیرو اقدامات به‌عمل‌آمده توسط خادم‌یاران علمی سازمان علمی و فرهنگی، در پاسخ به اعلام نیاز حرم مطهر رضوی به کنترل و مدیریت جمعیت، نخستین جلسه کارگروه مشترک در قالب نشست تخصصی مدیریت جمعیت در حرم مطهر رضوی به میزبانی دبیرخانه شورای خدمت علمی آستان قدس رضوی، برگزار شد.
اساتید برجسته کشوری در حوزه مدیریت جمعیت، از دانشگاه‌های علم و صنعت، تهران، فردوسی مشهد  به همراه جمعی از مدیران حرم مطهر رضوی و آستان قدس از جمله نماینده مدیر عالی حرم مطهر، جانشین معاون محترم اماکن متبرکه حرم مطهر رضوی، مدیر بحران و پدافند غیرعامل آستان قدس رضوی، نمایندگان حراست کل آستان قدس رضوی و حرم مطهر به همراه تنی چند از مدیران بخش‌های اجرائی کشور و مدیران ستاد بحران شهرداری تهران، میهمانانی از کنفرانس بین‌المللی مدیریت بحران و ریسک ازدحام جمعیت، به‌ویژه از عتبات مقدس حسینی و علوی از کشور عراق، در این نشست حضور داشتند.
این نشست، باهدف ارائه تجارب و روش‌های علمی موجود در خصوص مدیریت جمعیت، ارائه تجارب مدعوین کنفرانس بین‌المللی مدیریت بحران و ریسک ازدحام جمعیت و تبیین مسئله از نگاه ارکان مدیریتی آستان قدس و حرم مطهر برگزار شد.
در این نشست دکتر احمد عرفانیان، استاد تمام دانشکده ریاضی دانشگاه فردوسی و رئیس نشست، پیرامون اهمیت پشتیبانی علمی به‌عنوان یکی از نیازهای آستان قدس، بیاناتی ارائه کرد.
در ادامه نیز دکتر خلیل‌زاده، مشاور علمی سازمان علمی و فرهنگی و دبیر شورای خدمت علمی آستان قدس، گزارش کوتاهی از فعالیت‌های انجام شده ذیل پشتیبانی علمی ارائه و تأکیدات تولیت معزز پیرامون ضرورت رویکرد علمی در همه اقدامات و تصمیمات آستان قدس را تبیین کرد.
همچنین اساتید عضو کارگروه، با موضوع راهکارهای مدیریت جمعیت و برنامه‌ریزی حمل‌ونقل در حرم مطهر و امکان اجرای طرح‌های زودبازده و اثربخش، بیاناتی ارائه و بخشی از تجربیات و ظرفیت‌های موجود در کارگروه به‌منظور حل مسائل مرتبط در حرم مطهر را، به نمایش گذاشتند.  
دکتر عطیه، استادیار دانشگاه کربلا نیز از میهمانان بین‌المللی کنفرانس مدیریت بحران و ریسک ازدحام جمعیت، در سخنانی، مدل ارتباطی عتبه حسینی با دانشگاه و اجرای طرح‌های مرتبط با مدیریت جمعیت و برخی از دستاوردهای طرح‌های اجراشده را تشریح کرد.
در ادامه، مدیران و نمایندگان بخش‌های اجرائی حرم مطهر و آستان قدس، ازجمله مدیریت بحران و پدافند غیرعامل آستان، مدیریت حراست حرم مطهر، معاونت اماکن متبرکه حرم مطهر و سازمان عمران و نگهداری حرم مطهر، ضمن استقبال از تشکیل کارگروه مشترک و برگزاری جلسه، نکاتی ازجمله ضرورت نزدیکی بیشتر کارگروه با بخش‌های اجرائی، لزوم شناسایی نظام مسائل حرم در زمینه مدیریت جمعیت، اهمیت شناخت وضع موجود و ضرورت نگاه علمی در مدیریت جمعیت را مطرح و برای مشارکت در کارگروه مشترک و همکاری جهت پیشبرد اقدامات موردنیاز اعلام آمادگی کردند.